e-copedia

e-copedia - din hjælp til e-conomic
ForsideTillaegsmodulerInbox-smartinboxSmartinbox Opret-ny-postering

Opret ny postering i Smart Inbox

Smart Inbox kan bruge information fra dine indscannede dokumenter eller fra EAN-fakturaer, du modtager, til at hjælpe dig med at kontere. På denne side kan du læse mere om, hvordan Smart Inbox kan bruge disse informationer i din bogføring, samt hvordan den aflæser dine bilag.

Din leverandør skal være oprettet i e-conomic, og leverandørens CVR-nummer skal være tastet korrekt, ellers kan Smart Inbox ikke finde frem til, hvilken leverandør du har fået en faktura fra.

Vær opmærksom på! Smart Inbox aflæser alle dokumenter, du uploader fremadrettet, efter du har tilvalgt tillægsmodulet. Dvs. hvis du har ubehandlede bilag fra indscanningsmodulet liggende fra før Smart Inbox, vil de ikke blive aflæst.


Tips til Smart Inbox

  • Posteringer der overføres fra Smart Inbox indeholder ikke en bogføringstekst, men du kan opsætte en automatisk tekst i din leverandørs indstillinger. På den måde fyldes bogføringsteksten på dine posteringer automatisk ud
  • Du kan opsætte en automatisk modkonto på din leverandørs indstillinger, som automatisk bliver udfyldt på dine posteringer

Høj billedkvalitet = God aflæsning
Det er vigtigt, at dine indscannede bilag er i en god opløsning, så Smart Inbox har de bedste forudsætninger for at aflæse dem. Hvis Smart Inbox er usikker på, hvad der står på dit bilag, vil den ikke give dig forslag til kontering

OCR-læsning

Smart Inbox har et Optical Character Recognition-system, også kaldet OCR. Det vil sige, at systemet automatisk forsøger at læse, hvad der står på dine indscannede dokumenter. På den måde kan Smart Inbox automatisk udfylde informationerne på dine posteringer - alt du skal gøre er at indtaste en modkonto, og så er dine posteringer klar til at blive overført til en kassekladde, og derefter kan de bogføres.


I nedenstående eksempel kan du se, hvordan det ser ud:

OCR er en optisk teknologi, hvilket vil sige, at Smart Inbox “kigger” på dine dokumenter og prøver at regne ud hvilke bogstaver eller tal, der står på det. Derfor kan det også ske, at systemet tager fejl eller ikke kan gætte, hvad der står. I så tilfælde kan du altid selv rette informationen, som Smart Inbox har angivet på din postering og skrive den om.

EAN-faktura

En EAN/GLN-faktura er digital. Det vil sige, at alt der står på den, kan aflæses af Smart Inbox ganske automatisk. Her er der, i modsætning til bilag aflæst af OCR-funktionen i Smart Inbox, ingen tvivl om hvad der står på de fakturaer, du modtager. Det står simpelthen, sort på hvidt, i filen vi modtager fra NemHandel, der driver EAN-systemet. Derfor kan Smart Inbox automatisk udfylde informationerne på dine posteringer - så behøver du kun at indtaste en modkonto, og så er dine posteringer klar til at blive overført til en kassekladde, og derefter kan de bogføres.


I nedenstående eksempel kan du se, hvordan det ser ud:

Overfør til kassekladde

Når dine bilag er udfyldt med alle informationer, bliver de markeret med "Klar" oppe i højre hjørne og får en grøn prik i bilagsoversigten. Udover det kan du i menupunktet "Klar til udførelse" i venstre side af Smart Inbox se et samlet overblik over alle dine bilag, der er klar.

Herefter har du to muligheder for at overføre til en kassekladde:

  • Overfør bilag enkeltvis: I højre side hvor du arbejder med dit bilag skal du klikke på knappen "Gem postering"
  • Overfør flere bilag på én gang: Marker bilagene i bilagsoversigten og klik på "Udfør alle" i toppen

Herefter kan du gå til din kassekladde. I nedenstående eksempel (med udgangspunkt i automatisk tekst samt automatisk modkonto i leverandørens indstillinger), kan du se, hvilke felter der bliver udfyldt af Smart Inbox. Vær opmærksom på at du selv skal udfylde forfaldsdato samt betalingstype, hvis du ønsker det:

Vil du op i toppen af artiklen igen, eller vil du retur og læse mere om emnet?
Til top
Læs mere om Smart Inbox
Læs mere om EAN-opsætning i Smart Inbox
Læs mere om Leverandør-aktivering i Smart Inbox
Læs mere om Indscanning
Læs mere om Upload bilag
Læs mere om Håndter bilag
Læs mere om Kategoriser dine bilag
Læs mere om Vedhæft bilag til postering

Yderligere hjælp?

Indrømmet, vi oplever - at I kære kunder - kender til detaljer i programmet, som vi i Supporten ikke selv har tænkt på. Sidder du med et rigtigt godt ”fif/cowboy trick”, eller har du et spørgsmål til programmet, så er du naturligvis velkommen til at sende os en mail på info@e-conomic.dk. Du kan naturligvis også altid tjekke vores Forum, for at se, om der allerede findes et godt fif eller et svar på dit spørgsmål der.

tillaegsmoduler/inbox-smartinbox/smartinbox/opret-ny-postering · Sidst ændret: 2017/09/20 16:32 af Andreas Rostved
Visma e-conomic A/S