e-copedia

e-copedia - din hjælp til e-conomic
ForsideEaccounting Trin2

Trin 2: Klargøring af filer til import i e-conomic

Denne vejledning er trin 2 ud af 3 du skal igennem, for at flytte dine registre fra eAccounting til e-conomic.
Læs og lær' hvordan du gør dine excel-filer klar til import i e-conomic.

Først skal have tegnet en aftale i e-conomic med en standardopsætning, som beskrevet på FAQ'en, inden du går i gang med at klargøre dine importfiler.
Med en standardopsætning i e-conomic får du automatisk oprettet alle de generelle indstillinger der er nødvendige.
Du vil få en forståelse for hvorfor det er nødvendigt at foretage de nødvendige klargøringer af excel-filerne, når du går igang med klargøringen.

Sådan gør du dine excel-filer klar til import i e-conomic.


Kunder

Når du skal klargøre filen med dine kunder, skal filen struktureres så e-conomic kan læse den.
Læs om kolonneforklaring af kunder i e-conomic, så formatet for import i e-conomic stemmer.
Det er nødvendigt at tilføje, ændre og slette en række kolonner.
Vi beskriver herunder hvordan. (I eksemplet er det Google Sheets)

Du skal:

  • Åbne excel-filen du har gemt på computeren, som semikolonsepareret, så data bliver åbnet i hver sin kolonne.
  • Bruger du excel, er det vigtigt at du vælger filformatet csv, semikolonsepareret.

Opret 2 nye kolonner: Kundegruppe og Zone (det er underordnet om kolonnerne er på dansk eller engelsk, blot du selv ved hvilken kolonne der er hvad):

  • Kundegruppe - skal være i tal, Se evt. kolonneforklaring.
  • Zone - I eksporten er det kun landekoden der bliver eksporteret, men i e-conomic skal dette felt være i tal (i e-conomic hedder det Zone). Du skal ændre teksten til tal, f.eks. en dansk kunde er indland, altså zone 1. Se kolonneforklaring.

Ændre 2 kolonner:

  • TermsOfPaymentCode - Der er oprettet nogle på forhånd ved standardopsætningen i e-conomic. Skal du have andre eller flere, skal de være oprettet i e-conomic først. Se her hvordan du opretter betalingsbetingelser. Det skal skrives med sætninger, f.eks. Netto 14 dage, eller vælg ved import, at det skal være den samme betalingsbetingelse på alle kunder.
  • InvoiceCountryCode - Ændre landekoden fra f.eks. DK til Danmark.

Fjern kolonner - de bruges ikke i indlæsningen af kunder i e-conomic. Men du kan dog taste disse oplysninger manuelt ind f.eks. som noter ind på dine kunder efter du har importeret dem:

  • IsActive
  • IsPrivatePerson
  • EdiGlnNumber
  • VatNumber
  • Note
  • ReverseChargeOnConstructionServices
  • InvoiceInEnglish
  • PayToAccount
  • DiscountPercentage

Har du kontaktpersoner og/eller leveringssteder på dine kunder skal du gemme kolonnerne i deres eget excel-ark og indlæse dem i e-conomic, efter du har indlæst kunderne. Scroll ned på punkterne kontaktpersoner og leveringssteder nedenfor.


Når det er rettet til, gemmes filen som csv (semikolonsepareret).

Hop videre til punkterne nedenfor, hvis du har kontaktpersoner og leveringssteder du skal have importeret i e-conomic, ellers springer du blot videre til afsnittet omhandlende Varer.


Kontaktpersoner
Har du kontaktpersoner, du gerne vil have importeret ind i e-conomic, skal du gemme kolonnerne med kontaktperson oplysningerne.

Følgende kolonner skal du gemme fra eksporten af dine kunder:

  • ContactPersonName
  • ContactPersonEmail
  • ContactPersonPhone
  • ContactPersonMobile

Se denne vejledning for at klargøre filen med kontaktpersoner.


Leveringssteder
Har du leveringssteder, du gerne vil have importeret ind i e-conomic, skal du gemme kolonnerne med leveringsoplysningerne.

Følgende kolonner skal du gemme fra eksporten af dine kunder:

  • TermOfDeliveryName
  • DeliveryMethodName
  • DeliveryCustomerName
  • DeliveryAddress1
  • DeliveryAddress2
  • DeliveryPostalCode
  • DeliveryCity
  • DeliveryCountryCode
  • TermsOfPaymentCode

Se denne vejledning for at klargøre filen med leveringssteder, specielt forklaringen af importskabelonen og kolonneforklaringen.



Varer

Klargøring af excel-filen med varer, foregår på næsten samme måde som kunder. Inden du går i gang med at klargøre filen, skal du vide noget om enheder. Med standardopsætningen får du stk. og timer automatisk oprettet - skal du bruge flere eller andre, skal disse oprettes inden du begynder at redigere i filen.

Du opretter enheder således:
Gå i Salg > Opsætning > Enheder. Åben excel-filen du har gemt på computeren, som semikolonsepareret, så data bliver åbnet i hver sin kolonne.
Opret 1 ny kolonne:

  • Varegruppe - skal være i tal (kig i e-conomic Salg > varer > varegrupper og skriv den rigtige gruppe på hver enkelt vare.)

Ændre 1 kolonne:

  • Unit (enhed) - skal på forhånd være oprettet i e-conomic og kolonnen skal være tilpasset i tal.
  • Når det er rettet til, gemmes filen som csv (semikolonsepareret).

Læs mere om kolonneforklaring på varer.



Leverandører

Klargøring af excel-filen med leverandører, foregår på næsten samme måde som kunder, varer og er den sidste fil der skal klargøres. Åben excel-filen du har gemt på computeren, som semikolonsepareret, så data bliver åbnet i hver sin kolonne.
Opret 2 nye kolonner:

  • Leverandørgruppe - skal være i tal (I standardopsætningen er det en diverse leverandørgruppe nr. 1 - skriv 1 i kolonnen) Skal du have andre eller flere leverandørgrupper, skal de oprettes inden på følgende måde:

e-conomic > Regnskab > søgning og lister > Leverandører, klik på “andre muligheder” > leverandørgrupper)

  • Zone - skal være i tal - gør det samme som på kunder.

Ændre 2 kolonner:

  • CountryCode - skriv landet på leverandøren fra f.eks. DK til Danmark.
  • TermsOfPaymentCode - Der er oprettet nogle på forhånd ved standardopsætningen i e-conomic. Skal du have andre eller flere, skal de være oprettet i e-conomic først. Se her hvordan du opretter betalingsbetingelser. Det skal skrives med sætninger, f.eks. Netto 10 dage, eller vælg ved import, at det skal være den samme betalingsbetingelse på alle leverandører.

Fjern kolonner - de bruges ikke i indlæsningen af kunder i e-conomic. Men du kan dog taste disse oplysninger manuelt ind f.eks. som noter ind på dine kunder efter du har importeret dem:

  • IsActive
  • Note
  • TermsOfPaymentCode
  • BankName
  • BankCountryCode
  • BankBic
  • BankIban
  • BankBban
  • BankCode
  • BankFeeCode
  • PayFromBankAccount

Har du kontaktpersoner på dine leverandører skal du gemme dem, i deres eget excel-ark og indlæse dem i e-conomic efter du har indlæst leverandørerne. Kig på punktet kontaktpersoner nedenfor.


Når det er rettet til, gemmes filen som csv (semikolonsepareret).
Hop videre til punktet nedenfor, hvis du har kontaktpersoner du skal have importeret i e-conomic.

Kontaktpersoner
Har du kontaktpersoner, du gerne vil have importeret ind i e-conomic, skal du gemme kolonnerne med kontaktperson oplysningerne.

Følgende kolonner skal du gemme fra eksporten af dine leverandører:

  • ContactPersonName
  • ContactPersonEmail
  • ContactPersonPhone
  • ContactPersonMobile

Se denne vejledning for at importere kontaktpersoner.


Nu er du klar til at gå videre til trin 3, import af kunder, varer og leverandører.

Vil du op i toppen af artiklen igen, eller vil du retur og læse mere om emnet?
Til top
Gå til forrige side
Tilbage til emnet og læs mere om eAccounting FAQ
Læs mere om Velkommen til e-conomic
Læs mere om Dit e-conomic
eaccounting/trin2 · Sidst ændret: 2017/08/29 16:14 af Isabel Christensen
Visma e-conomic A/S