e-copedia

e-copedia - din hjælp til e-conomic
Forside Databehandleraftale

Databehandleraftale (DPA)

I denne artikel hjælper vi dig til at forstå, hvad en databehandleraftale er og hvordan din virksomhed skal forholde sig til databehandleraftalen. Du får samtidig hjælp til, hvordan du underskriver, opdaterer og fremadrettet finder databehandleraftalen, der er indgået mellem din virksomhed og e-conomic.

Hvad er en databehandleraftale og hvad betyder den for mig?

Selve udtrykket "databehandleraftale", eller DPA (Data Processing Agreement), anvendes i flere sammenhænge. I forhold til den kommende EU-lovgivning om persondata (GDPR) fungerer databehandleraftalen mellem din virksomhed og e-conomic, som en instruktion til os i, hvorledes vi er forpligtet til at behandle dine samt andre kunders og partneres persondata ordentligt og trygt.

Sådan underskriver du din databehandleraftale

Du vil helt automatisk blive præsenteret for en pop-up inde i din aftale, som illustreret nedenfor.

Når du bliver præsenteret for pop-up'en, betyder det, at du kan underskrive databehandleraftalen med e-conomic. Vær opmærksom på, at det kun er superbrugeren på din aftale, der kan underskrive databehandleraftalen - hvorfor det også kun er superbrugeren, der vil blive præsenteret for pop-up'en.

Du skal her tage stilling til, hvorvidt du håndterer følsomme persondata i din virksomhedsdrift. Vi beder dig om et "JA" eller et "NEJ", fordi e-conomic er pålagt at registrere, hvorvidt du behandler følsomme persondata, af sikkerhedsmæssige årsager.

Sæt derfor kryds i "JA", hvis du håndterer følsomme persondata og kryds i "NEJ", hvis du ikke gør. Når du har taget stilling til dette, er du klar til at godkende din databehandleraftale.

Er du ikke blevet præsenteret for denne pop-up - så hav blot tålmodighed. Alle kunder vil blive præsenteret for pop-up'en inden udgangen af februar.

Hvad er følsomme personoplysninger?

Er du i tvivl om, hvorvidt din virksomhed håndterer følsomme personoplysninger i din virksomhedsdrift, så har vi her samlet, hvilke kategorier af personoplysninger, der i følge GDPR kategoriseres som følsomme. Det drejer sig om følgende oplysninger, der kan knyttes til enkeltpersoner:

  • Fagforeningsmedlemskab
  • Helbredsoplysninger
  • Race eller etnisk oprindelse
  • Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning
  • Genetiske eller biometriske data
  • Seksuelle forhold eller seksuel orientering

Vær opmærksom på, at GDPR samtidig påskriver, at du så vidt muligt, skal undgå at behandle disse følsomme personoplysninger i dine systemer, herunder e-conomic.

Behandler jeg følsomme persondata?

Hvis du kan nikke genkendende til, at du benytter ét eller flere af ovenstående punkter i forbindelse med din virksomhedsdrift og brugen af e-conomic, forsøger vi her at uddybe, om du skal have indskrevet, at du håndterer følsomme persondata i din databehandleraftale.

Hvis du for eksempel er behandler og har adgang til personers helbredsinformationer, skal du forsøge at undgå at udspecificere patienters helbredsoplysninger på en faktura. Dermed ikke sagt, at du ikke kan fakturere dine kunder. Blot at du skal udvise forsigtighed med, hvad du noterer og hvor. Undgå derfor, så vidt muligt, at skrive, hvilken medicin der er anvendt, eller detaljer om, hvilken behandling kunden har fået - så behandler du altså ikke følsomme personoplysninger.

Det vil være de absolut færreste, der anvender e-conomic, som skal sætte kryds i "JA", når de godkender eller opdaterer deres databehandleraftale hos os.

Du skal udvise en generel forsigtighed med følsomme persondata som grundregel. Hvis du for eksempel arbejder for en fagforening, hvor medlemmerne findes i jeres kundekartotek, skal du udvise stor forsigtighed, hvis der er behov for at downloade kundekartoteket. Du skal i dette scenarie helt lade være med at sende det ukrypteret videre via e-mail eller lignende.

Til dig, der skal fakturere det offentlige

Husk også, at du altid kan sende dine e-fakturaer til det offentlige krypteret. Det kan du gøre specifikt ved at angive, at din faktura indeholder CPR-numre eller anden form for følsom persondata.

Efter du har godkendt - Sådan kan du se og opdatere din databehandleraftale

Når du har godkendt databehandleraftalen for din virksomhed, kan du som superbruger se den inde i systemet. Dette gælder dog ikke for dig, som har en administrator, der betaler for dit e-conomic-abonnement. Læs mere her:

Til dig, der er superbruger

Når du er logget ind, kan du se din databehandleraftale ved at gå ind under Alle indstillinger → Abonnement → Abonnementstatus → Håndter abonnement.

Her har du muligheden for at opdatere og downloade din databehandleraftale. Du vil få brug for at opdatere din databehandleraftale, hvis du har ændret kontaktinformationer for din virksomhed, eller hvis der sker ændringer i forhold til, hvorvidt I håndterer følsomme personoplysninger.

Til dig, der er administrator

Når du er logget ind på din administratoraftale som superbruger, kan du se din databehandleraftale under dit administrationsmodul. Gå her under Administrator → Stamoplysninger.

Her har du muligheden for at se, opdatere og downloade databehandleraftalen. Du vil få brug for at opdatere din databehandleraftale, hvis du har ændret kontaktinformationer for din virksomhed, eller hvis der sker ændringer i forhold til, hvorvidt du eller dine klienter håndterer følsomme personoplysninger. For at opdatere din databehandleraftale klikker du på Redigér.

Til dig, som har en administrator, der betaler dit abonnement

Når du har godkendt databehandleraftalen for din virksomhed, vil din administrator kunne se, redigere og downloade den under Alle indstillinger → Abonnement → Abonnementstatus → Håndter abonnement inde på din aftale. Du skal altså kontakte din administrator, hvis du ønsker at se eller redigere din databehandleraftale. Bemærk, at dette gælder fra den 26. februar 2018.

Bliver klogere på GDPR

Hvis du ønsker at blive endnu klogere på, hvad databehandleraftalen går ud på, hvordan det hænger sammen med GDPR - General Data Protection Regulation - så kan du bliver meget klogere på GDPR.

Vil du op i toppen af artiklen igen, eller vil du retur og læse mere om emnet?
Til top


Andre interessante emner
Læs mere om GDPR på vores hjemmeside
Læs mere om sikkerhed på vores hjemmeside
Læs mere om privacy på vores hjemmeside


Yderligere hjælp?

Indrømmet, vi oplever - at I kære kunder - kender til detaljer i programmet, som vi i Supporten ikke selv har tænkt på.

Sidder du med et rigtigt godt ”fif/cowboy trick”, eller har du et spørgsmål til programmet, så er du naturligvis velkommen til at sende os en mail på info@e-conomic.dk.

Du kan naturligvis også altid tjekke vores Forum, for at se, om der allerede findes et godt fif eller et svar på dit spørgsmål dér ;-)

databehandleraftale · Sidst ændret: 2018/02/19 14:48 af Casper Hertz Olsen
Visma e-conomic A/S