e-copedia

e-copedia - din hjælp til e-conomic
Forside Databehandleraftale

Databehandleraftale (DPA)

I denne artikel hjælper vi dig til at forstå, hvad en databehandleraftale er og hvordan din virksomhed skal forholde sig til databehandleraftalen. Du får samtidig hjælp til, hvordan du underskriver, opdaterer og fremadrettet finder databehandleraftalen, der er indgået mellem din virksomhed og e-conomic.

Hvad er en databehandleraftale og hvad betyder den for mig?

DPA står for “Data Processing Agreement”, eller Databehandleraftale, på godt dansk. Du skal i forhold til databeskyttelsesforordningen (GDPR), have en databehandleraftale mellem din virksomhed og e-conomic, da din virksomhed er dataansvarlig i forhold til de personoplysninger som e-conomic behandler på din virksomheds vegne. Databehandleraftalen fungerer som en instruktion til os i, hvorledes vi er forpligtet til at behandle dine samt andre kunders og partneres persondata ordentligt og trygt.

Sådan underskriver du din databehandleraftale

Du vil helt automatisk blive præsenteret for en pop-up inde i din aftale idet du logger ind i programmet, som illustreret nedenfor. Når du bliver præsenteret for pop-up'en, betyder det, at du kan underskrive databehandleraftalen med e-conomic. Vær opmærksom på, at det kun er superbrugeren på din aftale, der kan underskrive databehandleraftalen - hvorfor det også kun er superbrugeren, der vil blive præsenteret for pop-up'en.

Hvad er følsomme personoplysninger?

Bemærk, at visse typer persondata er af særlig sensitiv karakter ifølge GDPR, og må i udgangspunktet ikke behandles i e-conomic. Det drejer sig om følgende oplysninger:

  • Fagforeningsmedlemskab
  • Helbredsoplysninger
  • Race eller etnisk oprindelse
  • Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning
  • Genetiske eller biometriske data
  • Seksuelle forhold eller seksuel orientering

For langt de fleste virksomheder er det ikke nødvendigt at registrere denne form for oplysninger i systemet og de skal derfor lade være.

Behandler jeg følsomme persondata?

Der findes yderst få undtagelser til reglen om behandling af følsomme personoplysninger, hvor det er givet, at denne form for oplysninger indgår som en naturlig del af din anvendelse af e-conomic. Det kan være, at du er ansvarlig for at sende kontingent ud for en fagforening, eller lignende. Du skal udvise en generel forsigtighed med følsomme persondata som grundregel, og vurdere hvorvidt, der reelt er behov for, at notere en persons sensitive persondata i dit regnskabssystem.

Hvis du alligevel mener det er nødvendigt for din virksomhed at håndtere persondata af denne type i e-conomic, kan du opdatere din DPA (se nedenfor) eller kontakte os hvis du er i tvivl.

Til dig, der skal fakturere det offentlige

Husk også, at du altid kan sende dine e-fakturaer til det offentlige krypteret. Det kan du gøre specifikt ved at angive, at din faktura indeholder CPR-numre eller anden form for følsom persondata.

Efter du har godkendt - Sådan kan du se og opdatere din databehandleraftale

Når du har godkendt databehandleraftalen for din virksomhed, kan du som superbruger se den inde i systemet. Læs mere her:

Til dig, der er superbruger

Når du er logget ind, kan du se din databehandleraftale ved at gå ind under Alle indstillinger → Abonnement → Abonnementstatus → Håndter abonnement.

Her har du muligheden for at opdatere og downloade din databehandleraftale. Du vil få brug for at opdatere din databehandleraftale, hvis du har ændret kontaktinformationer for din virksomhed, eller hvis der sker ændringer i forhold til, hvorvidt I håndterer følsomme personoplysninger.

Til dig, der er administrator

Når du er logget ind på din administratoraftale som superbruger, kan du se din databehandleraftale under dit administrationsmodul. Gå her under Administrator → Stamoplysninger.

Her har du mulighed for at se, opdatere og downloade databehandleraftalen. Du skal opdatere din databehandleraftale, hvis du har ændret kontaktinformationer og/eller navn på din virksomhed. Ligeledes skal aftalen opdateres hvis du eller dine klienter begynder at håndtere følsomme personoplysninger i e-conomic.

Du kan opdatere din databehandleraftale, ved at trykke på "Redigér".

Til dig, som har en administrator, der betaler dit abonnement

Når du har godkendt databehandleraftalen for din virksomhed, vil du kunne se, redigere og downloade den under Alle indstillinger → Stamoplysninger inde på din aftale.

Her har du mulighed for at se, opdatere og downloade databehandleraftalen. Du skal opdatere din databehandleraftale, hvis du har ændret kontaktinformationer og/eller navn på din virksomhed. Ligeledes skal aftalen opdateres hvis du begynder at håndtere følsomme personoplysninger i e-conomic.

Du kan opdatere din databehandleraftale, ved at trykke på "Redigér".

Bliver klogere på GDPR

Hvis du ønsker at blive endnu klogere på, hvad databehandleraftalen går ud på, hvordan det hænger sammen med GDPR - General Data Protection Regulation - så kan du blive meget klogere på GDPR.

Vil du op i toppen af artiklen igen, eller vil du retur og læse mere om emnet?
Til top


Andre interessante emner
Læs mere om GDPR på vores hjemmeside
Læs mere om sikkerhed på vores hjemmeside
Læs mere om privacy på vores hjemmeside


Yderligere hjælp?

Indrømmet, vi oplever - at I kære kunder - kender til detaljer i programmet, som vi i Supporten ikke selv har tænkt på.

Sidder du med et rigtigt godt ”fif/cowboy trick”, eller har du et spørgsmål til programmet, så er du naturligvis velkommen til at sende os en mail på info@e-conomic.dk.

Du kan naturligvis også altid tjekke vores Forum, for at se, om der allerede findes et godt fif eller et svar på dit spørgsmål dér ;-)

databehandleraftale · Sidst ændret: 2018/05/23 10:59 af Andreas Rostved
Visma e-conomic A/S